Theo đó, Sở KH&CN đã tổ chức Đoàn kiểm tra hoạt động áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 tại các CQHCNN tỉnh Sóc Trăng năm 2018 theo Quyết định số 77/QĐ-SKHCN ngày 18/5/2018 của Giám đốc Sở KH&CN.

Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra tại trụ sở của 79 đơn vị (trong đó có 09 đơn vị kiểm tra lồng ghép với Đoàn kiểm tra về cải cách hành chính của tỉnh do Sở Nội vụ tổ chức). Thời gian kiểm tra từ ngày 05/6/2018 đến ngày 15/11/2018. Kết quả cụ thể một số nội dung như sau:

- Phạm vi áp dụng HTQLCL: Các đơn vị đã áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị. Các đơn vị được kiểm tra đã cập nhật và chỉnh sửa HTQLCL khi TTHC thay đổi phù hợp với Quyết định ban hành TTHC hiện hành của UBND tỉnh. Tuy nhiên, vẫn có đơn vị chưa kịp thời cập nhật phạm vi áp dụng HTQLCL theo Quyết định ban hành TTHC hiện hành của UBND tỉnh. Cụ thể: có 36/79 đơn vị chưa thực hiện cải tiến quy trình ngay khi TTHC thay đổi.

- Thực hiện công bố lại HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: Tại thời điểm kiểm tra, có 32/79 đơn vị chưa thực hiện công bố lại HTQLCL khi TTHC thay đổi; 06/79 đơn vị chưa thực hiện công bố lại HTQLCL (do đang thực hiện chuyển đổi HTQLCL sang phiên bản mới TCVN ISO 9001:2015) nhưng đã ban hành hệ thống tài liệu theo TCVN ISO 9001:2015. Tất cả các đơn vị khi thực hiện công bố đều có thông báo bằng văn bản đến Sở KH&CN để theo dõi, tổng hợp.

- Sự tuân thủ của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001, chính sách, mục tiêu, quy trình, thủ tục, các quy định có liên quan khác và các yêu cầu pháp luật liên quan: Thủ trưởng của tất cả các đơn vị đã thể hiện cam kết của mình thông qua việc ban hành Chính sách chất lượng và niêm yết tại trụ sở cơ quan; xem xét, ban hành mục tiêu chất lượng (MTCL) hàng năm và quy định thời gian báo cáo định kỳ; thực hiện đúng các quy trình, thủ tục đã xây dựng. Tuy nhiên, tại thời điểm kiểm tra có 06/79 đơn vị chưa xây dựng MTCL năm 2018 và biện pháp thực hiện MTCL, chưa thực hiện báo cáo MTCL định kỳ. Các đơn vị kiểm soát quá trình giải quyết công việc thông qua việc sử dụng Phiếu theo dõi xử lý công việc và Sổ theo dõi kết quả kèm theo. Việc sử dụng Phiếu theo dõi xử lý công việc cho phép kiểm soát được thời gian giải quyết và trách nhiệm giải quyết công việc giữa các cá nhân, bộ phận. Tuy nhiên, vẫn còn đơn vị có hồ sơ tác nghiệp lưu thừa hoặc thiếu thành phần hồ sơ theo quy định trong quy trình.

- Hoạt động đánh giá nội bộ (ĐGNB) và tổ chức họp xem xét của lãnh đạo: Đa số các đơn vị đều chủ động xây dựng kế hoạch hoặc chương trình ĐGNB ngay từ đầu năm và tổ chức ĐGNB theo đúng kế hoạch hoặc chương trình. Các đơn vị đã phát hiện một số điểm không phù hợp hoặc lưu ý trong quá trình ĐGNB, đồng thời thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp, lưu ý. Tuy nhiên, tại thời điểm kiểm tra, vẫn còn một số đơn vị chưa xây dựng kế hoạch ĐGNB. Kết  quả cụ thể như sau:

+ Có 18/79 đơn vị chưa xây dựng kế hoạch hoặc chương trình ĐGNB năm 2018.

+ Có 30/79 đơn vị đã xây dựng kế hoạch hoặc chương trình ĐGNB năm 2018 nhưng chưa đến thời điểm đánh giá.

+ Có 31/79 đơn vị đã xây dựng kế hoạch hoặc chương trình ĐGNB năm 2018, đã thực hiện ĐGNB và họp xem xét của lãnh đạo.

- Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL: Hầu hết các đơn vị đều có tổ chức thăm dò ý kiến của cá nhân, tổ chức bằng Phiếu lấy ý kiến và đều nhận được sự phản hồi hài lòng. Hiện nay, không có các khiếu nại nào của khách hàng liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL. Tuy nhiên, việc lấy ý kiến khách hàng của các đơn vị chưa cải tiến được cách thức thực hiện, nên việc thu thập ý kiến khách hàng còn ít so với khối lượng hồ sơ xử lý của đơn vị và còn mang tính hình thức, chưa đánh giá được hết mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân.

- Hoạt động cải tiến trong HTQLCL: Việc cải tiến được các đơn vị thực hiện bằng nhiều hình thức như cải tiến quy trình, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, cải tiến thông qua việc rà soát TTHC. Tất cả các đơn vị xây dựng HTQLCL dựa trên TTHC. Tuy nhiên, hoạt động cải tiến trong các đơn vị vẫn còn ít. Vẫn còn đơn vị chưa sửa đổi, cập nhật kịp thời các quy trình HTQLCL khi có sự thay đổi văn bản quy phạm pháp luật và khi TTHC có thay đổi. Tại thời điểm kiểm tra, có 48/79 đơn vị chưa kịp thời cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật.

 Nhìn chung, đa số các đơn vị đều có thực hiện các biện pháp duy trì, cải tiến HTQLCL, thực hiện tương đối tốt các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001. Tuy nhiên, có 04/79 đơn vị chưa thực hiện tốt việc duy trì và cải tiến HTQLCL.

Trong quá trình kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã hướng dẫn và đề nghị các đơn vị tiếp tục duy trì và khắc phục một số điểm lưu ý hoặc không phù hợp để việc áp dụng HTQLCL đạt hiệu quả cao hơn; đồng thời, đề nghị 26 đơn vị gửi báo cáo khắc phục cho Đoàn. Đến nay, có 14 đơn vị đã gửi báo cáo khắc phục và thực hiện khắc phục các điểm chưa phù hợp mà Đoàn kiểm tra yêu cầu, đảm bảo HTQLCL tại đơn vị được duy trì hiệu quả hơn.

Mai Thiên Hương